Cómo medir el ROI de un proyecto de software

El problema: "¿Cuánto vamos a ganar con esto?"

Es la pregunta que todo CFO hace antes de aprobar presupuesto para software. Y la respuesta "mejorará la eficiencia" no convence a nadie con Excel y PowerPoint.

Necesitas números concretos, metodología clara, y timeframe realista. Aquí está el framework que usamos para defender proyectos de software ante dirección.

Fórmula base del ROI en software

ROI (%) = ((Beneficio - Coste) / Coste) × 100

Beneficio = Ahorro de costes + Aumento de ingresos + Valor intangible cuantificado
Coste = Desarrollo + Mantenimiento (primer año) + Costes indirectos

Paso 1: Calcular el coste real (no solo desarrollo)

Costes de desarrollo

• Equipo interno: Horas × coste hora (incluyendo cargas sociales)
• Equipo externo: Presupuesto del proveedor
• Licencias: Herramientas, APIs, infraestructura (año 1)

Costes ocultos (críticos)

• Tiempo de gestión interna: PM, stakeholders en reuniones (valorar horas)
• Formación: Entrenar al equipo en el nuevo sistema
• Migración de datos: Si hay sistema legacy (se subestima siempre)
• Disruption operativa: Productividad reducida durante adopción (2-4 semanas)

Ejemplo real:

Proyecto CRM custom:
- Desarrollo: 80.000€
- Licencias año 1: 5.000€
- Tiempo gestión interna: 15.000€ (300h × 50€/h)
- Formación: 8.000€
- Migración datos: 12.000€
Coste total real: 120.000€ (no 80k)

Paso 2: Identificar beneficios cuantificables

Categoría 1: Ahorro directo de costes

Reducción de horas manuales

Cómo calcularlo:

1. Identificar proceso manual actual (ej: generación de informes)
2. Medir tiempo actual: 20h/semana
3. Estimar tiempo tras automatización: 2h/semana
4. Ahorro: 18h/semana × 50€/h = 900€/semana = 46.800€/año

Reducción de errores costosos

Ejemplo: Errores en facturación manual

Errores actuales: 15/mes
Coste medio por error (corrección + impacto): 200€
Ahorro si automatizas: 15 × 200€ × 12 = 36.000€/año

Eliminación de licencias redundantes

Si el software reemplaza 3 herramientas SaaS: suma el ahorro anual en licencias.

Categoría 2: Aumento de ingresos

Mejora en conversión

Ejemplo: Nueva plataforma de ventas online

Visitas mensuales: 10.000
Tasa conversión actual: 1.5%
Tasa conversión esperada: 2.5% (tras UX mejorado)
Ticket medio: 150€

Aumento conversión: 1%
Ventas adicionales mes: 10.000 × 1% × 150€ = 15.000€
Impacto anual: 180.000€

Reducción de churn

Ejemplo: CRM que mejora retención clientes

Clientes actuales: 500
Churn mensual actual: 5%
Churn esperado tras CRM: 3%
LTV promedio cliente: 2.000€

Clientes salvados/mes: 500 × 2% = 10
Valor retenido/mes: 10 × 2.000€ = 20.000€
Impacto anual: 240.000€

Capacidad de escalar sin costes proporcionales

Automatización permite gestionar 3x clientes sin contratar. Valor = coste evitado de contrataciones.

Categoría 3: Valor intangible cuantificado

Mejora en satisfacción cliente (NPS)

Aumento de NPS → menor churn → mayor LTV. Usa datos de tu industria para cuantificar.

Time to market reducido

Si lanzas productos 30% más rápido, cuantifica el ingreso adelantado (valor temporal del dinero).

Ventaja competitiva defensible

¿El software te da 6-12 meses de ventaja? Cuantifica el valor de ese período de monopolio relativo.

Paso 3: Calcular ROI por escenarios

Presenta 3 escenarios a dirección:

Escenario Conservador (70% probabilidad)

Asume que solo el 60% de los beneficios esperados se materializan.

Escenario Base (50% probabilidad)

Tus estimaciones realistas.

Escenario Optimista (30% probabilidad)

Si todo sale mejor de lo esperado (no vendas este, solo muéstralo).

Ejemplo de presentación:

Proyecto CRM - ROI a 3 años

Coste total: 120.000€

Escenario Conservador:
  Beneficio año 1: 80.000€
  Beneficio año 2: 100.000€
  Beneficio año 3: 100.000€
  ROI 3 años: ((280k - 120k) / 120k) × 100 = 133%
  Payback: 18 meses

Escenario Base:
  Beneficio año 1: 120.000€
  Beneficio año 2: 150.000€
  Beneficio año 3: 150.000€
  ROI 3 años: 250%
  Payback: 12 meses

Paso 4: KPIs de seguimiento post-lanzamiento

Define cómo vas a medir si se cumplen las proyecciones:

Mes 1-3 (Adopción)

• % de usuarios activos semanales
• Tareas completadas en el sistema vs. manual
• Tickets de soporte (indica curva de aprendizaje)

Mes 4-6 (Eficiencia)

• Tiempo promedio en procesos clave (vs. baseline)
• Errores reducidos (si aplicable)
• Conversión / retención (si aplicable)

Mes 7-12 (ROI Real)

• Ahorro de horas cuantificado (encuesta + analytics)
• Incremento de ingresos atribuible
• Costes evitados (contrataciones, herramientas, etc.)

Paso 5: Presentación a dirección (plantilla)

Slide 1: Problema y oportunidad

• Proceso actual ineficiente (cuantifica el coste del status quo)
• Oportunidad de mejora concreta

Slide 2: Solución propuesta

• Qué vamos a construir (en términos de negocio, no técnicos)
• Timeline

Slide 3: Inversión

• Desglose de costes (desarrollo, licencias, indirectos)
• Coste total año 1

Slide 4: Retorno esperado

• Beneficios cuantificados (ahorro + ingresos)
• ROI escenario conservador vs. base
• Payback period

Slide 5: Riesgos y mitigación

• Riesgo adopción (mitigación: formación + change management)
• Riesgo técnico (mitigación: proveedor probado + MVP temprano)

Slide 6: Plan de medición

• KPIs de seguimiento
• Checkpoints de validación (mes 3, 6, 12)

Errores comunes que matan el business case

• Sobreestimar beneficios sin data: Usa benchmarks de industria o pilots
• Ignorar costes indirectos: Siempre aparecen, mejor incluirlos desde el inicio
• No definir cómo medirás: Si no defines KPIs antes, imposible demostrar ROI después
• Comparar con soluciones SaaS sin customización: Apples to oranges. SaaS es barato pero limitado
• Usar solo ROI a 1 año: Software custom se amortiza en 2-3 años

Caso real: ROI de plataforma logística

Contexto: Empresa de distribución, 50 rutas/día, planificación manual

Inversión:

• Desarrollo plataforma: 95.000€
• Integración sistemas: 15.000€
• Formación: 8.000€
• Total: 118.000€

Beneficios año 1:

• Optimización rutas: -12% km recorridos = 45.000€/año combustible
• Reducción horas planificación: 25h/semana × 35€/h = 45.500€/año
• Mejora en entregas a tiempo: +15% satisfacción cliente → -3% churn = 38.000€/año retenidos
• Total beneficio año 1: 128.500€

ROI año 1: ((128.5k - 118k) / 118k) × 100 = 8.9%
Payback: 11 meses
ROI acumulado 3 años: 198% (beneficios crecientes años 2-3)

Conclusión

El ROI de software no es magia negra. Es disciplina en medir baseline, estimar mejoras con data, y hacer seguimiento riguroso post-lanzamiento.

Los proyectos que fallan en ROI no suelen ser por mala tecnología, sino por no definir desde el inicio qué valor concreto iban a generar y cómo iban a medirlo.

En 10Code, cada proyecto incluye un ROI framework desde la propuesta. No vendemos tecnología, vendemos mejora de negocio medible.